Introduktion Underhållsplan

Introduktion Underhållsplan

Fastigheten är en bostadsrättsförenings största tillgång. En bostadsrättsförenings styrelse har ett stort ansvar att hantera och bevaka de boendes ekonomiska investeringar och tillgångar.

Genom att planera underhåll och drift väl hålls fastighetens funktioner i gott skick och det ekonomiska värdet bevaras eller till och med ökar. Med förhållandevis enkla medel kan man uppnå en ekonomiskt och miljömässigt hållbar fastighet. En underhållsplan är därför en bostadsrättsförenings och därmed styrelsens viktigaste verktyg. Det finns ingen lag som kräver att man tar fram en underhållsplan men flertalet lagtexter antyder att en sådan bör finnas.

 
Vad är en underhållsplan?

Vad är en underhållsplan?

En underhållsplan hjälper en fastighetsägare eller bostadsrättsförening att beskriva en byggnads behov av underhåll. Den är ett viktigt verktyg både i den ekonomiska och tekniska förvaltningen över tid. Alla fastighetsägare och bostadsrättsföreningar bör ha en långsiktig underhållsplan för att säkra fastighetens välmående.

Underhållsplanen beskriver fastigheten, hur och när åtgärder ska genomföras och vad de kommer att kosta. En underhållsplan ska sträcka sig 10-50 år framåt i tiden. Ju längre tid den sträcker sig, desto bättre överblick får man över framtida underhållskostnader.

En underhållsplan innehåller planerade åtgärder så som fönsterbyte eller stambyte men inkluderar inte löpande reparationer eller oförutsedda händelse så som till exempel vattenskador. Planerat underhåll ska alltså inte förväxlas med investeringar eller löpande underhåll. En investering är en åtgärd som höjer fastighetens nuvarande standard medan löpande underhåll är andra typer av mindre åtgärder som till exempel byte av glödlampor och småreparationer.

 
Varför behövs en underhållsplan?

Varför behövs en underhållsplan?

En bra underhållsplan ligger till grund för en god förvaltning och hjälper fastighetsägaren att ha koll på fastigheten. I en byggnad finns det många beståndsdelar: byggnadsdelar, material, installationer, markytor med flera. Alla dessa komponenter har olika underhållsbehov och livslängd. Om det inte finns en plan för hur dessa ska underhållas kan stora kostnader tillkomma som man inte har budgeterat för. Exempelvis ska ett ventilationssystem underhållas regelbundet och bytas ut innan det blir dåligt. Om detta inte görs finns risk för sanering och behov av renovering vilket även kan leda till dåligt inneklimat för de boende. Det kan även finnas stor potential för att till exempel energieffektivisera när man utför underhåll vilket både är bra för miljön och plånboken.

En underhållsplan hjälper föreningen att spara pengar eftersom man lättare  undviker akuta och kostsamma underhållsåtgärder. Genom att planera åtgärder i förhand kan de ofta samordnas på ett effektivare sätt. Planen förenklar även möjligheten att sprida ut underhållskostnader på en längre period och kan användas som underlag för beslut om hur mycket pengar som måste sättas av varje månad för underhåll.

Det finns en rad personer och målgrupper som kan nyttja en underhållsplan i sitt arbete, till exempel styrelser, förvaltare, revisorer, spekulanter och kreditgivare. En underhållsplan kan användas till allt ifrån en checklista för underhållsåtgärder till ett verktyg vid bedömning av kreditvärdighet.

 
Fördelarna för en bostadsrättsförening

Fördelarna för en bostadsrättsförening

Utöver att underhållsplanen hjälper en bostadsrättsförening att planera in kommande underhåll och kostnader hjälper den även styrelsen att föra vidare kunskap om fastigheten när ledamöter byts ut. Med hjälp av en bra underhållsplan kan man också systematiskt arbeta för att minska fastighetens miljöpåverkan genom till exempel energieffektivisering. Detta sparar även pengar åt föreningen.

Utan en underhållsplan och uppskattade kostnader för underhåll blir det svårt för styrelsen att ta ut korrekta avgifter från medlemmarna, vilket i sin tur riskerar leda till att boende får betala för höga eller låga avgifter. En underhållsplan kan även fundera som ett bra underlag för kommunikation till föreningens medlemmar när exempelvis avgiften måste höjas.

En bra underhållsplan leder oftast till att en fastighet är i bra skick, vilket har fördelar så som:

•                        högre marknadsvärde på fastighet och lägenheter

•                        förutse underhållsbehov och kostnader

•                        lägre drifts- och underhållskostnader

•                        jämnare slitage och kostnadsutveckling över husets livslängd

•                        rättvis självkostnad (månadskostnad) för bostadsrättsinnehavare

•                        kännedom om årligt avsättningsbehov

•                        jämnare avgiftsutveckling

•                        ökad kreditvärdighet

•                        lägre försäkringspremier

Genom att underhållsplanen har dessa fördelar minskar även tiden som styrelseledamöter måste lägga på styrelsearbete.

 
Så gör man en underhållsplan

Så gör man en underhållsplan

En underhållsplan kan se ut på många olika sätt. Idag finns det många företag som erbjuder digitala, webbaserade verktyg men det finns även enkla mallar i Excel-format. Enklast är att söka på internet och se vad som passar ens behov bäst.

En bra underhållsplan ska vara grundligt och professionellt genomarbetad vilket är lättare sagt än gjort. Planen bör göras av en person med rätt erfarenhet och kunskap gällande inventering och kalkylering. Att ta fram en underhållsplan kan delas upp i ett antal steg.

Steg 1 – Inventering

I detta steg inventeras fastigheterna som ska inkluderas i underhållsplanen. Detta för att få koll på den specifika fastighetens förutsättningar. Det kan bland annat handla om byggår, utformning, konstruktion, material och standard.

Steg 2 – Informationsinsamling

Med rätt typ av underlag är det lättare att ta fram en bra underhållsplan. Genom att samla in ritningar, besiktningsprotokoll, årsredovisningar och inventarielistor finns det något att utgå ifrån när det är dags för själva framtagandet av planen. Vid en sådan informationsinsamling, passa på att sortera och digitalisera dokumentationen. Det kommer spara tid i framtiden.

Steg 3 – Fastighetsbesiktning

Vid en fastighetsbesiktning går man i detalj igenom alla delar av fastigheten som ska vara med i underhållsplanen. Denna besiktning kan med fördel göras av en fackman i sällskap av en representant från fastigheten eftersom detta kräver kunskap om bland annat material, konstruktion och tekniska installationer. Det kräver även kunskap om kalkylering, underhållsintervall och gällande priser. Under besiktningen utvärderas nuvarande skick, produkt- och materielmängder samt relevanta underhållsåtgärder.

Det kan vara svårt för en lekman att ha koll på alla åtgärder som krävs, hur ofta åtgärder ska utföras eller vad det kommer att kosta. Om underhållsplanen tas fram av en lekman, ta gärna i vid kostnadsuppskattningen eftersom det är lätt att missa någon del. Ett annat alternativ är att anlita en fackman som tar fram underhållsplanen. Sannolikheten är stor att konsultkostnaden sparas in genom att få ett välplanerat och kontinuerligt underhållsarbete samt slippa akuta åtgärder.

Steg 4 – Sammanställning

När all information och data är insamlad sammanställs den i underhållsplanen. Detta ska göras så enkelt som möjligt så att både lekmän och fackmän kan förstå, tolka och använda den. Om informationen inte är enkel och tydlig finns det risk att underhållsplanen inte används och därmed inte uppfyller sitt syfte. Underhållsplanen ska innehålla vilka åtgärder som är inplanerade, när de ska genomföras och dess kostnader. Den bör även innehålla information om den genomförda besiktningen, både i ord och bild, så att det går att se en koppling mellan besiktningen och de föreslagna åtgärderna. Slutligen ska underhållsplanen inkludera de ekonomiska nyckeltal som behövs för att exempelvis besluta om avsättning av medel till fastighetens fond för yttre underhåll. Om det känns krångligt att hantera underhållsplanen i ett vanligt Excel-dokument finns olika webbtjänster som kan underlätta underhållsplaneringen.

Steg 5 – Arbeta med underhållsplanen

För att en underhållsplan ska leda till sänkta kostnader och effektiv förvaltning ska den användas aktivt och uppdateras vid behov. Genom att ta beslut om vilka åtgärder som är mest akuta, planera för framtiden och bestämma avsättning till en underhållsfond, har man på ett enkelt sätt påbörjat arbetet. Planen följs upp under årets gång och uppdateras inför nästkommande års planering och budgetering. Det är viktigt att underhållsplanen är så korrekt som möjlig och speglar verkligheten, annars kommer inte avsatta medel att kunna hantera oförutsedda utgifter.

 
Så använder man en underhållsplan

Så använder man en underhållsplan

Hanteringen av en underhållsplan kan delas upp i olika delar: ekonomi, planering och uppdatering.

I underhållsplanen ska en ungefärlig underhållskostnad per år framgå. Denna siffra ska jämföras med den avsättning av medel som görs årligen till fastighetens fond för yttre underhåll. Utifrån detta ska sedan beslut tas om avsättningen behöver höjas eller inte.

För att optimera och kostnadseffektivisera underhåll är det bra att se över planen för de närmsta åren och se om det är några av de planerade åtgärderna som kan utföras samtidigt. Ofta blir det mindre kostsamt att genomföra flera åtgärder parallellt och det kan även göra att man påverkar de boende i mindre utsträckning. Det är viktigt att börja planera en åtgärd i tid. Börja hellre för tidigt än för sent. Entreprenörer kan vara uppbokade över en längre tid och det kan därför bli svårare att hitta någon som kan utföra jobbet, eller så finns risken att det blir dyrare. När det är dags att genomföra en åtgärd och handla upp en entreprenör är det mycket att tänka på. Miljö och hållbarhet kanske inte alltid står i fokus, utan snarare pris och funktion, men miljömässigt bättre åtgärder är i många fall också ekonomiskt hållbara. På ichb.se finns det guider, tips och råd för många typer av underhållsåtgärder och hur man samtidigt kan göra dem miljömässigt hållbara.

Det är viktigt att uppdatera underhållsplanen löpande som en del i förvaltningsarbetet. Inflation och prisutveckling sker över tid och planens kostnadsuppskattningar bör därför justeras med jämna mellanrum. Planen bör även uppdateras så snart en åtgärd har genomförts med bland annat årtal för genomförandet och när den behöver utföras igen. Eventuellt behöver man även justera den uppskattade kostnaden  när det finns erfarenhet av vad åtgärden kostade att genomföra. Ett tips är att göra en enklare statusbesiktning årligen för att se att om de planerade åtgärderna fortfarande ligger rätt inplanerade. Kanske är något inplanerat med högre frekvens än vad som behövs om skicket är bra? Med ett intervall på 5-7 år bör en mer grundlig besiktning göras för att stämma av fastigheten mot underhållsplanen.

 

 
Referenser

Referenser

www.underhållsplan.com

www.underhållsplan.nu

https://www.hsb.se/om-boende/bokunskap/styrelseskolan2/vad-ar-en-underhallsplan/

https://energiradgivningen.se/system/tdf/brfenergieffektiv_2015.pdf?file=1

https://nabo.se/articles/underhallsplan-grunden-till-en-sund-bostadsrattsforening

https://www.fastighetsagarna.se/globalassets/broschyrer-och-faktablad/faktablad-brf/underhallsplanering-brf.pdf

https://www.bostadsratterna.se/allt-om-bostadsratt/artiklar/ny-medlemsforman-mall-underhallsplan