Akademiska Hus gjorde lokalerna effektiva

När Akademiska Hus i Göteborg valde att slå samman fem kontor till ett gemensamt, aktivitetsbaserat landskap var målet att öka samarbetet och nätverkandet mellan de anställda. Som fastighetsägare kan du också erbjuda liknande lösning med ökad trivsel, energibesparing och lokaleffektivitet som vinst.
Ett modernt kontor med olika sittgrupper och arbetsbord. I entrén till Akademiska Hus Kontor ligger "Vardagsrummet" där man kan umgås med kollegor eller slå sig ner med sin laptop och arbeta. Foto: Ulrika Ernström
Text: Ulrika Ernström
Publicerat: 2020-03-23

Arbetsdagen har precis börjat, och en stillsam atmosfär råder innanför den glasade entrén på Akademiska Hus nya Göteborgskontor. Den som tar några steg in i lokalen möts av lugn musik och ett mjukt ljus i kontorets hjärta – eller ”Vardagsrummet” som det kallas – där några medarbetare fikar, andra har slagit sig ner i en soffa för ett spontant möte, och någon sitter med laptopen i en av de specialdesignade fåtöljerna.

Vi befinner oss på våning tre i ”A Working Lab”, ett nybyggt hus i lysande rött, placerat i campusområdet för Chalmers och Johanneberg Science Park. Huset ägs av Akademiska Hus och är en form av innovationsarena där hållbara och innovativa lösningar testas. Bland annat är huset byggt med en hybridstomme av korslimmat trä, betong och stål, och husets belysning och ventilation drivs på likström och är kopplade till solceller.

Här valde Akademiska Hus hösten 2019 att samlokalisera sina fem kontor i Göteborg, och satsa på att skapa ett aktivitetsbaserat kontorslandskap för samtliga medarbetare. De nya lokalerna präglas av flexibla, öppna ytor kombinerat med många olika typer av arbetsplatser.

Marie Joelsson är projektledare på Akademiska Hus. Foto: Ulrika Ernström

– Vi vill lära oss genom våra egna byggnader. Lokaleffektivitet och flexibilitet är superviktigt för oss att förstå mer om, samtidigt som lokalernas utformning också är ett verktyg för att utveckla våra arbetssätt. Det viktigaste skälet till att vi har satsat på ett aktivitetsbaserat kontor är att vi ville öka möjligheterna till samverkan mellan våra olika enheter, säger Marie Joelsson, projektledare för flytten och planeringen av det nya kontoret.

Arbetsuppgifterna styr var du sitter

På ett aktivitetsbaserat kontor finns inga fasta arbetsplatser. Kontoret är indelat i olika zoner, och medarbetarna väljer en plats efter den typ av arbete som de för tillfället ska utföra. Det kan ibland innebära att medarbetare byter arbetsplats en eller flera gånger under dagen.

– Ett aktivitetsbaserat kontor stimulerar till rörelse, och vi har sett att det sker interaktion mellan medarbetarna på nya sätt. Tidigare satt många av oss i cellkontor eller små, öppna landskap. Nu träffar vi fler kollegor och andra enheter och många har sagt att det är fantastiskt att ha nära tillgång till kollegor som de annars hade fått ringa eller boka möte med, säger Marie Joelsson.

Inredningen och möbleringen inbjuder till olika sätt att mötas och arbeta på. Foto: Marie Joelsson

Samtidigt pekar hon på att rörligheten även kan innebära utmaningar för samarbetet. Det finns flera studier som visar att koncentrationen och produktiviteten kan bli sämre på en aktivitetsbaserad arbetsplats – särskilt i öppna kontorslandskap. Marie Joelssons uppfattning är att trivseln på kontoret generellt är hög men att ljudet är en utmaning.

– Många säger att kontoret är fantastiskt fint och att det är trevligt att komma hit. Den största utmaningen är akustiken, eftersom ljudet sprids lätt i lokalerna. Därför planerar vi att använda oss av ljuddesign, där man bland annat kan tillföra bakgrundsljud för att minska störande överhörning, säger hon.

Ökad flexibilitet - men ingen besparing

Förutom att öka trivseln och samverkansmöjligheterna såg Akademiska Hus också andra fördelar med ett aktivitetsbaserat kontor. Lokalerna är mer energieffektiva än de tidigare utspridda kontoren, och de flexibla, öppna ytorna gör att förändringar i personalstyrkan aldrig kräver någon rockad – samtidigt som det är lätt att anpassa lokalerna om nya behov uppstår. Däremot hade företaget inga högt ställda mål när det gäller kostnader.

– Vi har varit kostnadsmedvetna i alla vår val men det har inte varit ett av våra uttalade mål i projektet. Eftersom det är helt nya lokaler och vi har satsat mycket på en långsiktigt hållbar inredning visste vi att vi skulle få högre kvadratmeterkostnader. Samtidigt har vi nästan halverat vår kontorsyta jämfört med tidigare. Vårt mål har istället varit att lokalerna inte ska bli dyrare, och det håller vi, säger hon.

Fastighetschefen: ”kunden måste göra valet”

Anders Berg är fastighetschef på Akademiska Hus och tror starkt på konceptet med aktivitetsbaserade kontor. Samtidigt betonar han att det är ett val som kunden måste göra.

Anders Berg är fastighetschef på Akademiska Hus. Foto: Akademiska Hus

– Många sätter likhetstecken mellan aktivitetsbaserat kontor och att enbart ha öppna landskap, men ett aktivitetsbaserat kontor handlar om att skapa flera olika sorters arbetsplatser.

Vilka är dina råd till lokalfastighetsägare som överväger en satsning på aktivitetsbaserat kontor?

– Att få med sig ledningen och en arbetsgrupp med vilja, engagemang, kompetens och förståelse för vad en sådan satsning innebär. För det tar tid, och det måste få ta tid att hantera processen. När det gäller besparingar finns självklart möjlighet att skapa större kostnadseffektivitet i aktivitetsbaserade kontor, men om man enbart har detta för ögonen går man in i processen med fel premisser.

”En härlig känsla på kontoret”

Johan Carlsson, tjänstedesigner, är en av medarbetarna på Akademiska Hus som trivs på det aktivitetsbaserade kontoret.
– Jag är väldigt mobil i mitt arbete och tycker det är bra att kunna sitta på så många olika platser. Dessutom har kontoret en härlig känsla, säger han.
Rolf Taipale är drifttekniker och gillar att möta fler kollegor över yrkesgränserna, men tycker det är lite synd att hans egen arbetsgrupp träffas mer sällan.
– Nu har vi bestämt att vi ska ha en avstämning varje morgon för att inte tappa kontakten internt. Och jag gillar verkligen idén med ett stort kontor där det är lättare att prata med fler kollegor, säger han.

Så lyckas du med ett aktivitetsbaserat kontor

Marie Joelsson på Akademiska Hus ger till sist några tips om hur ett aktivitetsbaserat kontor utformas på bästa sätt:
• Utgå från den specifika verksamheten när kontoret ska skapas. Den som ska flytta in i ett aktivitetsbaserat kontor behöver göra en inventering för att ta reda på hur medarbetarna arbetar idag och vilka behov som kan mötas på det nya kontoret. Det är också bra om medarbetarna involveras utformningen av kontoret. Det skapar engagemang och bättre möjlighet att fånga in behoven. 
• Jobba med ljudupplevelsen. Trots att alla byggnormer följs kan överhörning och akustik bli en utmaning, så ta gärna in en akustiker tidigt i processen.

FAKTA

Så är kontorsytorna indelade i zoner på Akademiska Hus :

• Jobba lugnt nära. Öppna zoner i kontorslandskap för både enskilt arbete och samtal
• Jobba aktivt tillsammans. En tillåtande zon för hög aktivitet där det kan förekomma musik och en högre ljudnivå. Mötesrum, projektytor och den sociala ytan ”Vardagsrummet” finns i denna kategori.
• Jobba ostört själv. I den ostörda zonen och i läsfåtöljer kan medarbetare arbeta koncentrerat och fokuserat i en lugn miljö utan att bli störda.
• Jobba lugnt själv. Arbetsplatser nära den ostörda zonen där låg ljudvolym är tillåten.